Ommen 4.0
Ontwikkeling bedrijfsvoering
Met het coalitieakkoord wordt een belangrijk impuls gegeven aan de ontwikkeling van de organisatie en daarmee de bedrijfsvoering. Sinds 2019 zijn we een regie/netwerk gemeente. Daarbij besteden wij veel werkzaamheden uit aan andere partijen of pakken wij dit in samenwerking op. Die manier van werken krijgt steeds meer vorm.
Het verder inrichten van onze eigen (kern) organisatie is achtergebleven omdat voorrang is gegeven aan de opeenvolgende crisissen zoals corona, opvang van Oekraïense vluchtelingen en nu de opvang van asielzoekers.
Dit heeft naast het normale werk veel tijd en aandacht gekost. Dat is ten koste gegaan van de ontwikkeling van onze mensen en de bedrijfsvoering. In het coalitieakkoord is een duidelijk signaal afgegeven dat er nu prioriteit aan de organisatieontwikkeling gegeven moet worden en dat hierin geïnvesteerd mag en moet worden.
Voor werkzaamheden op het gebied van o.a. ICT, Openbaar Gebied en Sociaal domein hebben wij een dienstverleningsovereenkomst met de Gemeente Hardenberg. Dat houdt in dat die gemeente deze werkzaamheden voor ons uitvoert. De overdracht van werkzaamheden naar een andere partij verloopt volgens planning. De doorontwikkeling van deze regietaak krijgt hierdoor meer vorm. Zo worden per 1 januari 2023 de werkzaamheden van publiekszaken (burgerzaken) uitgevoerd onder onze regie door de gemeente Twenterand.
De overdracht van de overgebleven taken die Gemeente Hardenberg nu nog voor ons uitvoert zal in 2025 zijn.
Natuurlijk starten we al eerder met de voorbereidingen hiervan. Hiervoor wordt in hoofdlijnen het proces gevolgd, zoals is afgebeeld in onderstaande illustratie:
De eerste ervaringen met het overdragen van werkzaamheden van overeenkomsten is positief. Hiermee groeien we langzaam verder in onze regierol waarbij periodiek de uit te besteden taken worden bijgewerkt en worden “uitbesteed”. Hiermee vergroten we ook onze wendbaarheid en beperken we onze kwetsbaarheid. Deze wendbaarheid en beperking van kwetsbaarheid wordt versterkt, omdat we waar nodig kunnen schakelen in de "werkvormen" uitbesteden, zelf doen of samenwerken. Het betreft hier in feite de communicerende vaten die begrensd worden door totaal beschikbare middelen voor capaciteitskosten.
Bedrijfsvoering in relatie met begroting en P&C cyclus
In de begroting 2023 is al rekening gehouden met een aantal ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering. De belangrijkste hiervan is de stijging van de personele loonkosten als gevolg van de CAO. Een ander actueel risico is het probleem op de arbeidsmarkt voor zowel onze eigen organisatie als de aan ons dienstverlenende partijen. Deze risico’s kunnen invloed hebben op de financiën, maar ook op de haalbaarheid van doelstellingen.
Deze worden gerapporteerd in de Bestuursrapportages (Berap), door middel van het stoplichtenmodel.
Voor een wendbare gemeente die veel van haar taken onder regie laat uitvoeren is de bedrijfsvoering de basis voor een goede planning en verantwoording voor het gemeentebestuur en het verstrekken van adequate informatie om beleidskeuzes te kunnen maken.
In de bedrijfsvoering krijgen we in 2023 ook een aantal “nieuwe” taken en ontwikkelingen die we implementeren en bijdragen tot een aanscherping in onze bedrijfsvoering.
Het betreft hier:
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college een verantwoording over rechtmatigheid afgeven.
Tot en met 2022 verstrekt de accountant een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de financiële gegevens in de jaarrekening. Feitelijk verschuift de verantwoording over rechtmatigheid van de accountant naar het bestuur van de gemeente. De accountant rapporteerde over de rechtmatigheid in zijn verslag van de jaarrekeningcontrole. Met ingang van 2023 rapporteert ons college over de rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag. Deze rapportage richt zich op beheersing van rechtmatig handelen en de maatregelen.
Wet open overheid
Per 1 mei 2022 is de nieuwe Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Die vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo heeft als doel de overheid meer en beter toegankelijk te maken. De Woo zorgt ervoor dat iedereen overheidsinformatie kan vinden en inzien. Het doel is dat wij zelf informatie openbaar stellen, tenzij er een wettelijke grond is om dit (nog) niet te doen.
De Woo verplicht overheidsorganisaties om, naast informatieverstrekking op verzoek (passief), ook uit eigen initiatief informatie openbaar te maken (actief). De aankomende jaren zal de Woo in fases worden ingevoerd. Denk daarbij aan verplichte onderdelen zoals actieve openbaarheid en informatiehuishouding.
Omgevingswet
Zoals het nu lijkt treedt de Omgevingswet per 1 januari 2023 in werking. Deze wet biedt gemeenten de mogelijkheid om met overzichtelijkere regels de leefomgeving meer in samenhang in te richten. Het biedt daarnaast meer ruimte voor lokaal maatwerk en moet leiden tot een betere en snellere besluitvorming en meer duidelijkheid voor burgers en bedrijven. Dit vraag ook om anders te weken en is een veranderopgave voor zowel ambtelijke organisatie, bestuur als raad. We zijn druk bezig met de voorbereiding, maar er zijn nog veel onduidelijkheden die naar verwachting pas in 2023 nader ingevuld kunnen en moeten worden.